LIQUIDAÇÃO DA DESPESA PÚBLICA

Vamos explicar de forma prática como se dá a liquidação e pagamento da despesa para que a administração pública seja melhor entendida.

Liquidar um processo de pagamento não é apenas lançar uma Nota de Sistema (NS), mas consiste na apuração do direito adquirido pela empresa de receber o pagamento tendo por base documentos comprobatórios desse direito, para só então alimentar o sistema para a contabilização da despesa, senão vejamos como trata o art. 63 da Lei 4.320/64 na íntegra:

Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.

        § 1° Essa verificação tem por fim apurar:

        I - a origem e o objeto do que se deve pagar;

        II - a importância exata a pagar;

        III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

        § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:

        I - o contrato, ajuste ou acôrdo respectivo;

        II - a nota de empenho;

        III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.

Observa-se que o papel do gestor e fiscal é muito importante nesse momento porque eles são responsáveis por atestar esse direito da empresa receber o pagamento apurando o valor exato que se deve pagar e instruindo o processo de pagamento com documentos.

GLOSA NA NOTA FISCAL

A Nota Fiscal (NF) deve ser atestada pelo gestor e fiscal informando a importância exata apurada a pagar. Se houver alguma falha na entrega do material ou prestação do serviço ou medição da obra em desconformidade com o cronograma físico-financeiro então esse valor deverá ser "glosado" (descontado) da NF em face do Exceptio non adimpleti contractus (Exceção do contrato não cumprido), ou seja, aquilo que a empresa deixou de cumprir deve ser descontado, o que ela não fez não se paga. Entretanto, caso ela cumpra posteriormente, então deve ser feito outro processo de pagamento visto que causaria um enriquecimento sem causa da contratante não pagar. Contudo, atrasos no cumprimento da entrega de material, prestação do serviço ou cronograma podem causar penalidades previstas no contrato (normalmente uma multa de mora). Já a inexecução total do contrato pode causar proibição da contratada em participar de novas licitações.

Se a lei diz que o direito do credor deve ter base em documentos comprobatórios então pode-se entender que tais documentos devem instruir o processo de pagamento considerando que non quod est in actis non est in mundo (considera-se inexistente o que não está escrito no processo).

DOCUMENTAÇÃO DO PROCESSO DE PAGAMENTO

Assim, além da Nota Fiscal e Certidões Negativas de Débito fiscais, como a lei diz acima no §2º do art. 63, SICAF, cópia do contrato, nota de empenho, termo de recebimento definitivo do objeto contratado (comprovante de entrega do material, prestação do serviço ou lauda de medição da obra), apostilamento nos casos de reajuste ou repactuação, Termo Aditivo de contrato e demais títulos e documentos comprobatórios da despesa pública podem instruir o processo provando que a despesa deve ser paga.

No caso de serviços continuados, recomenda-se consultar a IN/SEGES nº 5/2017 alterada pela IN/SEGES 7/2018 e o Acórdão TCU 1214/2013P para tomar ciência dos demais documentos que devem ser apresentados para evitar a responsabilidade solidária do órgão com a empresa.