Para aumentar a qualidade das compras é necessário haver padronização que estabeleça indicadores de qualidade como: compatibilidade de especificações técnicas e desempenho; assistência técnica e garantia. As compras não devem ficar atreladas apenas ao menor preço, mas ter um mínimo de padrão aceitável.

Na consecução deste objetivo propõe-se que seja criado grupo de trabalho por meio de resolução com a finalidade de que seja constituído processo administrativo para pesquisa de produtos e características do mercado confrontando-as com os arts. 12 e 15 da Lei 8.666/98 recomendando ou não a padronização e propondo prazo para sua revisão devendo ser aprovado pela autoridade competente.

Art. 15. As compras, sempre que possível, deverão:

I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;

Observa-se que, pelo texto legal, a padronização é regra e não excessão!

A autoridade competente deverá aprovar a padronização ao final do processo.

Concluído o trabalho, sugere-se que a autoridade competente emita resolução/portaria determinando que as novas licitações do objeto padronizado tenham a indicação expressa: “Produto padronizado conforme processo nº ____” no Termo de Referência.

Considerando que o TCU julga atos, não normas, a padronização dá mais segurança à administração visto que a compra do objeto padronizado será uma norma da empresa.

O processo de padronização deverá:

1. Obedecer ao princípio do procedimento administrativo formal (due process of law), sendo instruído e autuado na forma da lei, consubstanciado em um Processo Administrativo incluindo Parecer Técnico com justificativas sobre as especificações técnicas e estéticas, econômicas (análise de contratações anteriores, custo e condições de manutenção e garantia), de qualidade e desempenho circunstanciadas; 
2. Buscar a uniformização da manutenção ou compatibilidade dos equipamentos já adquiridos, mão-de-obra técnica e especializada, do estoque de peças no almoxarifado, dos produtos de troca periódica, do manejo e dirigibilidade etc.;
3. Atender ao princípio do julgamento objetivo, ou seja, a escolha pela marca ou modelo deverão ser resultantes de um processo seletivo, com pontuação a quesitos e funções (apenas aquelas absolutamente) necessárias ao atendimento do interesse público (p. ex: testes de durabilidade, custos baixos de manutenção, eficiência, garantia, suporte técnico etc.) com despacho motivado da autoridade competente com a adoção do padrão;
4. Respeitar o princípio do contraditório e ampla defesa dos interessados que se sentirem prejudicados no processo de padronização;
5. Periodicamente (depende de cada caso, p. ex.: a cada 3 anos) revisar o processo de padronização a fim de aferir a manutenção das condições e os benefícios ao interesse público que recomendaram a escolha de determinada marca e modelo;
6. Aprovação da autoridade competente;
7. Publicação: síntese da justificativa e descrição sucinta do padrão definido, divulgadas em sítio eletrônico oficial. O processo deverá estar acessível a qualquer interessado (pessoa física ou jurídica) especialmente ao controle da sociedade;

Vejamos que a nova lei geral de licitações 14.133/21 além de citar o processo de padronização também estabelece os quesitos mínimos que o mesmo deverá conter:

Art. 43. O processo de padronização deverá conter:

I - parecer técnico sobre o produto, considerados especificações técnicas e estéticas, desempenho, análise de contratações anteriores, custo e condições de manutenção e garantia;

II - despacho motivado da autoridade superior, com a adoção do padrão;

III - síntese da justificativa e descrição sucinta do padrão definido, divulgadas em sítio eletrônico oficial.

Além disso, a nova lei permite que o órgão faça adesão de um processo de padronização de outro órgão de nível federativo igual ou superior (Municípal < Estadual < Federal) ao do órgão adquirente. Entretanto, esta adesão, como todo ato administrativo, deve ser devidamente motivado com a indicação da necessidade da padronização e dos riscos de não fazê-lo.

No site oficial do órgão deve constar o número do processo administrativo que estabeleceu a padronização, a síntese da justificativa dessa necessidade e dizer qual foi o padrão definido.

Novas licitações deven indicar ao lado do produto:  Produto padronizado conforme processo nº ...