Como Iniciar um Processo Administrativo de Licitação

[ DFD | ETP | Análise de Riscos | TR | Projeto Executivo | Minuta do Contrato | Pesquisa de Mercado | Orçamento | Pré-Empenho | Autuação | Autorização ]

Para realizar qualquer contratação pública, é essencial abrir um processo administrativo formal, como exige a Nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021). Este processo deve conter toda a documentação necessária, desde a fase inicial até a assinatura do contrato ou outro instrumento equivalente (como nota de empenho, ordem de serviço, autorização de compra, etc.).

O processo administrativo é como um dossiê que registra e justifica cada etapa da contratação. Ele é o “caminho” que a Administração percorre para garantir que tudo seja feito com planejamento, legalidade, eficiência e controle.

O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização da autoridade competente e demais documentos que vamos explicar um a um logo abaixo. Continue lendo até o final. 

Quem prepara o processo administrativo é o setor interessado na contratação também chamado de área demandante. Quem precisa é quem define o que quer (Termo de Referência) e sabe onde encontrar (Pesquisa de Mercado). As especificações do objeto são definidas pelo setor interessado no Termo de Referência ou Projeto Básico. Com as especificações do que se deseja contratar na mão é feita a pesquisa de mercado para se obter o valor estimado da contratação no intuito de reservar o orçamento.

O valor estimado era crucial na escolha da modalidade de licitação na lei 8666, mas com a NLCC o critério mudou para nível de complexidade, ou seja, basicamente é Pregão para Bens e serviços comuns e Concorrência Pública nos demais casos.

Tendo orçamento para realizar a contratação, a autoridade competente analisará a necessidade da contratação pleiteada pelo setor interessado e, autorizando-a, encaminha ao setor de licitação para sugerir a modalidade de licitação e devolve para a autoridade competente autorizar a autuação do processo licitatório que ao retornar para a licitação é autuado com o número de ordem daquela modalidade de licitação e ano, tipo: Concorrência Pública 1/2015 (1ª concorrência do ano de 2015).

Aqui você tem um exemplo de quais documentos devem constituir o processo administrativo e o que deve conter cada um deles passo a passo.

O processo administrativo deve estar devidamente autuado em seqüência cronológica, numerado e rubricado, contendo cada volume os respectivos Termos de Abertura e Encerramento (ON nº 2/2009 AGU).

Para uma melhor leitura essa página foi segmentada em páginas dedicadas a cada assunto.

Clique nos links para acessar o que entra no processo administrativo para licitar.

• Documento de Formalização da Demanda (DFD)

• Estudo Técnico Preliminar (ETP)

• Análise de Riscos

• Projeto Básico ou Termo de Referência (TR)

• Projeto Executivo

• Minuta do Contrato

• Pesquisa de Mercado

• Indicação Orçamentária

• Pré-empenho

• Autuação do processo

• Autorização para licitar

Projeto Executivo (obras de engenharia)

Deve ser enviado por email ao setor de licitação (Gerente e cópia para apoio administrativo) para constituir o edital.

Se o setor interessado não elaborar o projeto executivo, deve justificar o porquê e ter a autorização da autoridade competente (art. 7º, §1º, da Lei 8.666/93). A lei diz que tem que ter Projeto Executivo, mas "poderá" ser feito pela contratada, então todo caso excepcional deve ser justificado, pois todos os atos da administração deve ter motivos, ser motivado.

Além disso, o Projeto Executivo realizado pela contratada dá margem a uma série de erros e superfaturamento, pois dá o controle para a empresa executar o objeto como quiser e acaba sendo feito sem planejamento.

[Ampla] Pesquisa de Mercado

(Art. 18, IV da Lei nº 14.133/2021)

A estimativa de preços é etapa obrigatória do planejamento da contratação, conforme previsto no art. 18, inciso IV, da Nova Lei de Licitações e Contratos (Lei nº 14.133/2021), e deve seguir as diretrizes da IN SEGES/ME nº 65/2021, com apoio na IN SEGES nº 73/2020, ainda vigente.

O setor interessado deve documentar a pesquisa realizada, incluindo:

• Registro dos orçamentos solicitados e recebidos;

• Evidências da ampla consulta ao mercado (e-mails, prints, formulários, protocolos, etc.);

• Indicação da metodologia utilizada para obtenção do valor estimado.

❗ A simples coleta de três orçamentos não é suficiente. É necessária a análise crítica dos dados, com fundamentação técnica e estatística.

Como há várias considerações a serem feitas sobre pesquisa de mercado, fizemos uma página só para ela para não nos deter mais sobre esse assunto aqui. Aprofunde-se, saiba como agilizar as cotações e analisar corretamente os dados coletados com base nas técnicas estatísticas conforme manda o TCU, previna-se, visite a página: Pesquisa de Mercado.

Indicação da Dotação Orçamentária e Controle Interno de Estoque

Com base no valor estimado da contratação, apurado na pesquisa de mercado, o processo administrativo deve ser movimentado para os setores competentes, a fim de verificar a possibilidade de aquisição e garantir que a despesa esteja devidamente planejada e amparada no orçamento.

O fluxo normalmente segue as seguintes etapas:

1. Contabilidade: Classificação da Conta Contábil adequada à natureza do objeto.

2. Orçamento: Verificação de que a despesa está prevista no Plano de Ação e há saldo disponível na dotação orçamentária.

3. Almoxarifado (se aplicável): Verificação e registro da posição atual de estoque, especialmente em caso de aquisição de materiais demonstrando estoque mínimo ou zerado.

Nada impede que o processo passe primeiro pelo almoxarifado, se for mais prático ao órgão.

Boas Práticas: Uso de Formulários Padronizados

Alguns órgãos utilizam formulários como o Pedido de Compra de Material (PCM) ou o Pedido de Prestação de Serviços (PPS) para sistematizar as informações. Estes documentos podem conter:

• Valor estimado da contratação;

• Plano Interno (PI);

• Natureza de Despesa (ND);

• Item Programático (IP);

• Conta Contábil;

• Situação do estoque atual (em caso de materiais);

• Assinaturas e identificação dos responsáveis de cada setor envolvido.

Esses formulários ajudam a padronizar o fluxo, permitindo a rastreabilidade da tramitação interna e o controle de responsabilidade por cada informação inserida no processo

Dica Importante:

Na dúvida se o objeto é material ou serviço, consulte previamente o setor de contabilidade, a fim de evitar erro na classificação contábil/orçamentária e problemas no momento da liquidação e pagamento. Exemplo comum: Compra de papel timbrado é material ou serviço?

Pré-empenho - setor orçamentário

Após a definição do objeto, a estimativa de valor e a verificação da necessidade de aquisição, o processo administrativo deve ser encaminhado ao setor orçamentário para a reserva dos recursos orçamentários, mediante a emissão do pré-empenho.

O pré-empenho é o instrumento que assegura a dotação orçamentária suficiente para a contratação pretendida, sendo imprescindível para o prosseguimento da fase interna da licitação, exceto nos casos em que a modalidade escolhida seja dispensa de licitação, onde o pré-empenho já deve constar no processo por se tratar de contratação direta.

Na ausência do pré-empenho, admite-se que o setor orçamentário anexe declaração formal atestando que há previsão orçamentária no Plano de Ação, indicando o Plano Interno (PI), a Natureza de Despesa (ND) e o período estimado para a realização da despesa, o que permite ao setor responsável programar a data mais adequada para a sessão pública, se for o caso.

Estando essa parte toda pronta, é hora de protocolar e ganhar uma capa de processo administrativo e ser despachado para a autoridade competente autorizar a compra.

✅ Autuação do Processo Licitatório e Documentos Essenciais (Art. 18, NLCC)

A capa do processo administrativo deve ser registrada no Protocolo Geral e firmada pelo autor do processo. Não se deve movimentar o processo sem a devida assinatura do autor. A colocação da capa e contracapa é chamada de autuação do processo administrativo, e este recebe um número único gerado pelo sistema de protocolo oficial da organização.

Autua-se um processo administrativo somente após a consolidação dos documentos essenciais da fase preparatória, conforme determina o art. 18 da Lei nº 14.133/2021. Não se deve autuar com documentação incompleta ou preliminar.

✅ Documentos obrigatórios para autuação do processo administrativo de contratação:

1. Formalização da Demanda (Justificativa da contratação);

2. Estudos Técnicos Preliminares (ETP), quando cabíveis;

3. Análise de Riscos da Contratação, conforme o objeto;

4. Termo de Referência, Projeto Básico ou Projeto Executivo, conforme o caso;

5. Pesquisa de Preços de Mercado (estimativa do valor da contratação);

6. Indicação de Dotação Orçamentária (pré-empenho ou reserva);

7. Minutas do Edital e do Contrato, quando exigidos;

8. Parecer Jurídico (acerca da legalidade do processo).

⚠️ Observações Importantes:

• O processo não pode ser autuado apenas com Memorando, Termo de Referência e Pesquisa de Mercado, como era comum sob a antiga LCC (Lei nº 8.666/1993).

• O processo pode ser dividido em volumes (ex: a cada 200 folhas), utilizando-se os Termos de Abertura e de Encerramento de volumes subsequentes.

• A autuação adequada é essencial para garantir transparência, rastreabilidade e legalidade da contratação pública.

Autorização para licitar

Tendo o processo administrativo todos os elementos necessários, ele deve ser encaminhado à autoridade competente, que poderá autorizar a licitação e despachar o processo ao setor responsável pelo rito processual, ou ainda indeferir motivadamente, determinando seu arquivamento.

Nada impede que, antes da autorização formal, a autoridade competente solicite parecer do setor de licitações para sugerir a modalidade licitatória mais adequada ao caso.

Nomeação do Agente ou Comissão de Contratação / Pregoeiro com Equipe de Apoio

Nos termos da Lei 14.133/2021, o processo deve conter a designação formal de quem irá conduzir a licitação:

• Art. 7º: o processo será conduzido por um Agente de Contratação, servidor designado para esse fim;

• Art. 8º: quando necessário, poderá ser instituída uma Comissão de Contratação, composta por ao menos três membros, preferencialmente efetivos;

• Art. 28, §3º: nas licitações realizadas sob a modalidade Pregão, será designado um Pregoeiro, com o apoio de uma Equipe de Apoio, conforme regulamentação específica (como o Decreto nº 10.024/2019).

É recomendável que essa designação seja feita por Resolução da Autoridade Competente, e que a mesma conste nos autos do processo para formalizar a atribuição de responsabilidade àqueles que conduzirão a licitação.

Autuação do Processo de Licitação

Com a devida autorização e os responsáveis nomeados, o processo administrativo se transforma em processo licitatório, e deve ser autuado novamente com nova capa identificando:

• A modalidade da licitação;

• O número sequencial;

• E o ano de abertura.

Exemplo: Concorrência Pública nº 01/2025.

Caso ainda não tenha havido a nomeação da comissão, o setor de licitação deve providenciar isso antes da publicação do edital.

Próximas Etapas a partir da Autuação

Após a autuação como processo licitatório, inicia-se a fase externa, com:

1. Elaboração do Ato Convocatório (edital);

2. Publicação dos Avisos de Licitação;

3. Sessão Pública (quando aplicável);

4. Habilitação das empresas proponentes;

5. Análise e classificação das propostas;

6. Adjudicação do objeto ao vencedor;

7. Homologação do resultado pela autoridade competente.

Veja abaixo alguns arquivos para download úteis para formar o processo.