Tutorial de Processo Administrativo para Licitação

O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa.

Quem prepara o processo administrativo é o setor interessado na contratação também chamado de área demandante. Quem precisa é quem define o que quer (Termo de Referência) e sabe onde encontrar (Pesquisa de Mercado). As especificações do objeto são definidas pelo setor interessado no Termo de Referência ou Projeto Básico. Com as especificações do que se deseja contratar na mão é feita a pesquisa de mercado para se obter o valor estimado da contratação no intuito de reservar o orçamento.

O valor estimado era crucial na escolha da modalidade de licitação na lei 8666, mas com a NLCC o critério mudou para nível de complexidade, ou seja, basicamente é Pregão para Bens e serviços comuns e Concorrência Pública nos demais casos.

Tendo orçamento para realizar a contratação, a autoridade competente analisará a necessidade da contratação pleiteada pelo setor interessado e, autorizando-a, encaminha ao setor de licitação para sugerir a modalidade de licitação e devolve para a autoridade competente autorizar a autuação do processo licitatório que ao retornar para a licitação é autuado com o número de ordem daquela modalidade de licitação e ano, tipo: Concorrência Pública 1/2015 (1ª concorrência do ano de 2015).

Aqui você tem um exemplo de quais documentos devem constituir o processo administrativo e o que deve conter cada um deles passo a passo.

O processo administrativo deve estar devidamente autuado em seqüência cronológica, numerado e rubricado, contendo cada volume os respectivos Termos de Abertura e Encerramento (ON nº 2/2009 AGU).

O PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA LICITAR

É preferencial que a licitação seja feita com o Sistema de Registro de Preços (SRP), mas para isso o processo administrativo tem que chegar preparado para tal no setor de licitação o que raramente acontece. Portanto, antes de pensar na compra, o setor interessado precisa planejá-la para que possamos ter uma economia de escala; não fracionar o objeto e ter um "estoque virtual". Além disso, não é preciso ter orçamento para registrar preços e nem é obrigatório a compra. Destarte, com o SRP a administração se prepara para poder comprar assim que tiver orçamento, se for o caso, sem perder tempo.

Não esqueça de ver as considerações especiais sobre:

Vamos começar!

Memorando / Solicitação da compra

O primeiro documento do processo é a solicitação da compra. O documento pode ser um memorando, um formulário de solicitação de compra, não importa. O pedido deve explicar/demonstrar a necessidade da compra (conter a justificativa da contratação). Este documento é feito pela área demandante e direcionado à autoridade competente (quem autoriza). Todavia, não será o primeiro documento que a área demandante vai preparar visto que antes de mais nada deve definir bem o objeto da compra para estimar o valor da contratação mediante pesquisa de mercado.

Portanto, só depois de saber quanto será o custo da compra e se há orçamento disponível é que será feito este documento pedindo autorização para a contratação. Se não tiver orçamento, nem peça.

Além disso, só após de definir o objeto e pesquisar o mercado é que terá as informações de que precisará constar no memorando:

Deve consignar que o "os preços unitários e o valor estimado para a contratação estão dentro dos preços praticados no mercado conforme demonstrado nos orçamentos apresentados".
Deve informar se o objeto é comum, de uso freqüente ou se precisa de amostra; vida útil estimada (ou indeterminada) e se a quantidade é suficiente para 12 meses.

Deve ter despacho da autoridade competente nele ou folha de despacho no final do processo autorizando o andamento da contratação.

O memorando é o primeiro documento do processo administrativo, mas não é o primeiro que é feito.

PS.: Vide Manual de Redação da Presidência da República em anexo para melhorar a sua escrita.

Termo de Referência / Projeto Básico (art. 9º, §2º, Decreto 5.450/05 ou inciso IX do art. 6º c/c §2º do art. 7º da Lei 8.666/93)

É a caracterização do objeto a ser licitado com todas as especificações que o constitui. Deve ser claro, preciso e objetivo, capaz de individualizar o objeto e conter um critério claro de aferição da proposta mais vantajosa e suas condições de aceitação. É com ele que você vai definir o que quer para o mercado e pedir a cotação de preços.

Todas as especificações de qualidade e desempenho devem estar bem definidas aqui. A qualidade daquilo que você vai comprar depende disso! Cuidado para não copiar e colar características únicas de um produto e direcionar a licitação, as características devem ser comuns entre os produtos que atenderão bem o seu propósito.

Deve ficar claro se a proposta deve ter o melhor preço, melhor desconto, melhor taxa de administração etc. viabilizando o reconhecimento de qual proposta é a mais vantajosa para a administração.

É obrigatório indicar a necessidade de se exigir amostra do produto a ser adquirido.

Instruir a respeito da garantia do produto a ser adquirido, preferencialmente de 1 ano para cobrir o exercício financeiro, salvo este tempo for impraticável no mercado.

É obrigatório o instrumento contratual quando o Bem for superior a R$ 80.000,00 e a entrega superior a 30 dias (art. 62 c/c §4º do art. 62 e §4º do art. 40 da LCC), ou seja, deve ter uma minuta de contrato nesse caso.

Não pode indicar marca de produto, salvo princípio da padronização (art. 15 LCC).

Não pode incluir desenho técnico, característica ou nome de produto exclusivo de uma empresa.

Deve incluir cronograma da contratação em caso de compras parceladas.

Deve ser enviado por email ao setor de licitação (em forma eletrônica) para constituir o edital.

É de responsabilidade do setor interessado (Art. 9º, I, Dec. 5.450/05), devendo revisar e rubricar todas as suas páginas.

Deve estar claro se é obrigatório a Visita Técnica para habilitação no certame.

Deve estar claro o que deve conter na Relação de Materiais utilizados como insumos na prestação de serviços continuados.

Deve ser instruído considerando o PCMSO, PCMAT ou Mapa de Risco quando o objeto for prestação de serviços continuados. Orientações com médico ou engenheiro de segurança do trabalho.

Vide mais informações em Projeto Básico ou Termo de Referência.

Projeto Executivo (obras de engenharia)

Deve ser enviado por email ao setor de licitação (Gerente e cópia para apoio administrativo) para constituir o edital.

Se o setor interessado não elaborar o projeto executivo, deve justificar o porquê e ter a autorização da autoridade competente (art. 7º, §1º, da Lei 8.666/93). A lei diz que tem que ter Projeto Executivo, mas "poderá" ser feito pela contratada, então todo caso excepcional deve ser justificado, pois todos os atos da administração deve ter motivos, ser motivado.

Além disso, o Projeto Executivo realizado pela contratada dá margem a uma série de erros e superfaturamento, pois dá o controle para a empresa executar o objeto como quiser e acaba sendo feito sem planejamento.

Minuta do contrato

O setor interessado deverá providenciar a minuta do contrato padrão junto a administração central do órgão ou assessoria jurídica. Caso seja dispensa de licitação, a gerência interessada deverá anexar a minuta padrão.

Se o objeto for material e não houver deveres e obrigações futuras, não há necessidade, pois a Ordem de Compra (ODC) e/ou a Nota de Empenho (NE) substitui o contrato. Se pedir garantia, tem que ter contrato.

Se o objeto for serviço e o valor superior a R$ 80.000,00, é obrigatório ter contrato.

Deve ser enviado por email ao setor de licitação (Gerente e cópia para apoio administrativo) para constituir o edital.

Art. 62 O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviços.

Cópia do contrato da última aquisição

O setor interessado deverá providenciar cópia do último contrato para aquisição do material ou serviço e anexar ao processo. No caso de aquisição de material, a Ordem de Compra (ODC) é instrumento equivalente.

Apesar de não constar essa exigência na lei, isto já é norma em alguns órgãos devido à necessidade de comparar o valor da contratação nova com a anterior para fins de referência de preço e auditoria. Útil para o pregoeiro nas negociações também.

[Ampla] Pesquisa de Mercado

O setor interessado deverá comprovar que solicitou orçamento de pelo menos 3 (três) empresas, ampliando-se conforme o tamanho do universo representativo do mercado.

Mesmo que não tenha obtido resposta do pedido do orçamento, deve-se juntá-lo e informar quantos foram solicitados e quantos foram respondidos para que alguém se responsabilize pela pesquisa. Pois, por exemplo, quem garante que dos 10 solicitados, 10 responderam, mas só foram colocados 3 no processo?...

Para estimar o valor da contratação deve-se tabular os valores em ordem crescente, criticá-los e analisá-los com base em técnicas estatísticas de medida de tendência central e avaliar o grau de confiança da pesquisa de mercado. Utiliza-se a média aritmética, a mediana ou a moda.

Basicamente utiliza-se sempre a média aritmética dos preços sem nenhum critério. Portanto, cuidado com os valores atípicos; Não se restrinja a apenas 3 orçamentos, cuidado com o tamanho do mercado, a representatividade do universo.

Como há várias considerações a serem feitas sobre pesquisa de mercado, fizemos uma página só para ela para não nos deter mais sobre esse assunto aqui. Aprofunde-se, saiba como agilizar as cotações e analisar corretamente os dados coletados com base nas técnicas estatísticas conforme manda o TCU, previna-se, visite a página: Pesquisa de Mercado.

Indicação do Recurso Próprio para a Despesa - Dotação Orçamentária - Controle Interno do Estoque

Com a pesquisa de mercado na mão e já sabendo o quanto se espera gastar, é preciso movimentar o processo administrativo para o setor da Contabilidade classificar a Conta Contábil e depois movimentar para o setor do Orçamento para verificar se a despesa está contida no Plano de Ação e se ainda há saldo (recurso financeiro) para cobrir a despesa. Nada impede que antes o processo seja movimentado para o almoxarifado para registrar que a posição do estoque é mínima e justificar a necessidade da compra.

Alguns órgãos adotam formulários padronizados para organizar as informações que devem conter nos processos atribuídas pelos setores que passam. O Pedido de Compra de Material (PCM) ou Pedido de Prestação de Serviços (PPS) são exemplos. Normalmente há um fluxo no rodapé (ordem por onde o documento tem que passar) e, preferencialmente, cada setor coloca de caneta a informação que lhe for competente. É desejável que tenha a assinatura do responsável por cada informação em alguma parte do documento com a identificação (carimbo ou matrícula).

Na dúvida se o objeto é um serviço ou material, o setor interessado deve consultar a Contabilidade primeiro para evitar problemas entre a alocação orçamentária e classificação contábil no momento do pagamento.

Para cumprir estas tarefas, você pode elaborar um formulário que contenha os seguintes campos: valor estimado; o Plano Interno (PI); a Natureza de Despesa (ND); o Item Programático (IP); a Conta Contábil; posição atual do estoque no almoxarifado e a assinatura do setor interessado (requerente), responsável pelo almoxarifado e autoridade competente (autorização).

Pré-empenho - setor orçamentário

Quando o setor interessado encaminha ao setor orçamentário para reservar o valor para amparar a despesa este deve acostar o pré-empenho no processo. Na sua falta, deve ter juntado documento declarando que há previsão orçamentária no Plano de Ação indicando no Plano Interno (PI) em determinada Natureza de Despesa (ND) e o tempo estimado previsto para que se determine a data mais adequada para a sessão pública (exceto Dispensa, pois já deve ter o pré-empenho, pois a contratação é direta).

Nesse momento o processo já pode ser movimentado para a autoridade competente visto que o processo administrativo já consta o objeto definido e sua necessidade; o valor estimado e o recurso para amparar a despesa. A autoridade competente deverá autorizar a licitação ou mandar arquivar o processo motivadamente.

Estando essa parte toda pronta, é hora de protocolar e ganhar uma capa de processo administrativo e ser despachado para a autoridade competente autorizar a compra.

Capa do Processo Administrativo

Registrado no Protocolo Geral e firmado pelo autor do processo. Não deve ser movimentado sem a assinatura do autor.

Serve como nosso Termo de Abertura. Os Termos de Abertura e Encerramento devem ser colocados quando o processo torna-se grande demais para um volume só. Sugerimos que seja adotado um padrão (200 folhas por processo por exemplo), veja alguns modelos de Termos de Abertura e Encerramento em anexo.

O ato de colocar a capa e contra-capa chamamos de autuar o processo administrativo. Ele terá um número de processo gerado no protocolo da empresa. Autua-se um processo quando um documento vai passar em mais de dois setores da empresa.

É preciso autuar o processo administrativo com o Memorando; Termo de Referência e Pesquisa de Mercado.

Autorização para licitar

Tendo o processo administrativo todos estes elementos, sobe para autorização da autoridade competente que autorizará a licitação e despachará para o setor de licitação dar andamento ao rito processual ou devolverá o processo para o setor interessado para arquivo, caso seja indeferido. Nada impede que antes disso a autoridade competente despache o processo para o setor de licitação para que este sugira a modalidade de licitação conveniente a ser adotada.

INDICAÇÃO DA COMISSÃO ESPECIAL DE LICITAÇÃO ou PREGOEIRO COM EQUIPE DE APOIO (Em caso de licitação)

É recomendável que se faça uma Resolução da Autoridade competente para nomear a Comissão Especial de Licitação ou o Pregoeiro com a Equipe de Apoio para que se possa atribuir a responsabilidade aos mesmos pelo andamento do processo.

Recomendamos também colocar a Resolução da Autoridade Competente da nomeação da Comissão de Licitação inteira para demonstrar que uma está contida na outra, ou seja, que desta foram selecionados quem irão conduzir o processo de licitação.

É recomendável que a autoridade competente já nomeie a comissão após a autorização, mas é comum o setor de licitação fazer esta lembrança.

AUTUAÇÃO DO PROCESSO DE LICITAÇÃO

Após cumprir todas as etapas acima e com a devida autorização, teremos pronto o processo administrativo pronto que se tornará em processo licitatório quando chegar no setor de licitação e ser devidamente autuado com a nova capa de processo de licitação.

Agora o processo administrativo constitui um processo licitatório. Vai receber uma nova capa de processo cuja numeração é o nome da modalidade de licitação, número de ordem e ano. Por exemplo, se for a primeira concorrência pública do ano de 2014, irá se chamar Concorrência Pública nº 1/2014. Essa será a forma que o processo irá ser chamado daqui em diante.

Caso não tenha sido nomeada a comissão ainda, o setor de licitação deverá encaminhar à autoridade competente para isso antes de publicar a data do edital de licitação.

Agora que o processo de licitação foi autuado é que vai começar a elaboração do Ato Convocatório; Publicação; Sessão Pública; Habilitação das empresas proponentes; Classificação das propostas; Adjudicação e Homologação.

Veja anexo alguns arquivos para download úteis para formar o processo.