O gestor tem a função de administrar todo o contrato desde a sua assinatura até o encerramento com a entrega do Bem e devido pagamento, enquanto que, o fiscal faz a fiscalização técnica do escopo contratual, é aquele que fica fisicamente no local da prestação do serviço, da realização da obra ou da entrega do material observando se a execução física do contrato condiz com as cláusulas avençadas, a fiscalização é pontual.

A lei não define claramente quais as funções do gestor e do fiscal. Portanto, a definição de suas competências e responsabilidades devem ser previstas em regulamento interno da entidade para que ambos saibam os limites de suas funções, assim como, quem responderá em caso de falhas na gestão e fiscalização do contrato.

Na indicação de gestor e fiscal devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo (segregação de funções), a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades.

Culpa In Eligendo é a modalidade de culpa em que incorre uma autoridade ou empregador por nomear um funcionário incompetente, desonesto ou incompatível.

FISCAL DE CONTRATO

É função do fiscal acompanhar e fiscalizar toda a execução do contrato, anotando em registro próprio todas as ocorrências observadas durante a fiscalização. Ele deve verificar se o objeto do contrato cumpre ou está sendo cumprido de acordo com os detalhes estabelecidos no Projeto Básico ou Termo de Referência. É um serviço externo, pontual, de ver o que a empresa entregou ou está fazendo.

Cabe a ele determinar as medidas que deverão ser adotadas pelo contratado para regularizar as faltas eventualmente constatadas na execução do contrato de modo assegurar a sua perfeita execução nos moldes ajustados, sendo que as decisões e providências que ultrapassem sua competência deverão ser solicitadas aos seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.

Ao fiscal compete contatar o gestor para sugerir a imposição de penalidades ou a determinação de rescisão contratual, mas sua imposição cabe à autoridade competente.

Desta feita, o fiscal deve anotar no registro próprio referente àquele contrato todas as ocorrências observadas durante a sua execução, como falhas, atrasos, inadimplemento ou descumprimento, assim como as orientações repassadas ao particular para que este se adequasse aos termos do contrato. E, constatando tais ocorrências, deverá notificar à autoridade competente, informando de todas as atitudes já tomadas anteriormente, para que esta, dentro de suas competências funcionais, decida, motivadamente, sobre a atitude a ser tomada pela Administração.

INSTRUMENTOS BÁSICOS DE TRABALHO DO FISCAL

• Projeto Básico ou Termo de Referência;
• Proposta de preço; ou planilha orçamentária e cronograma físico-financeiro ou Planilha de Custos e Formação de Preços;
• Livro de Ocorrências.

No Projeto Básico ou Termo de Referência consta tudo o que deve ser observado pelo fiscal. Por exemplo, mesmo que o fiscal de serviços continuados de limpeza não entenda nada do assunto todos os procedimentos de limpeza devem constar de forma clara e explicada lá.

ATRIBUIÇÕES DO FISCAL

• Participar da reunião inicial para ajuste de procedimentos de execução com a contratada;
• Manter-se informado sobre as condições de execução contratual de modo a fomentar o cumprimento do contrato;
• Avaliar os resultados/objetos entregues atestando o recebimento ou informando ao gestor do contrato sobre infrações ou discrepâncias que necessitem de ajustes no pacto para tomada de providências (quando o objeto não for cumprido ou não suprir a necessidade tendo como diapasão o Termo de Referência ou Projeto Básico);
• Acompanhar a execução e registrar todas as ocorrências;
• Atestar o Termo de Recebimento;
• Assinar na capa do processo de pagamento autorizando o pagamento integral ou parcial, caso algum valor deva ser glosado, juntamente com o gestor. 

Basicamente, o fiscal é aquele "olheiro" que avaliará se as medições das obras estão de acordo com o cronograma físico-financeiro e planilha orçamentária; se os objetos estão de acordo com as especificações solicitadas; se os serviços continuados estão de acordo com o nível de serviços, se as CTPS estão sendo devidamente anotadas, se todos receberam o cartão-cidadão para acompanhar o FGTS, se os salários são pagos em dia, os vales são tempestivamente entregues etc.

Veja também: http://www.agu.gov.br/noticia/manual-de-fiscalizacao-de-contratos-da-agu

GESTOR DE CONTRATO

O gestor cuida de reajuste; repactuação; reequilíbrio econômico-financeiro; incidentes relativos a pagamentos; de questões ligadas à documentação, ao controle dos prazos de vencimento, da prorrogação etc. É um serviço interno, administrativo.

O trabalho mensal básico do gestor é o acompanhamento da manutenção das condições de habilitação exigidas na licitação por meio do SICAF. O calcanhar de Aquiles é a regularidade fiscal. Se a empresa não mantiver tais condições poderá ter seu contrato rescindido.

Precisa ter conhecimento de toda a legislação que envolve as contratações públicas, desde as leis que tratam de matéria orçamentária, como a lei que regulamento o Plano Plurianual, a lei de Diretrizes Orçamentárias, a Lei Orçamentária Anual, a Lei de Responsabilidade Fiscal e, principalmente, a lei 8666/93 que rege as licitações e contratos, assim como os termos da IN/SEGES nº 5/2017 no caso de serviços continuados.

É importante que o gestor conheça todo o processo licitatório e a contratação do qual será gestor, desde as justificativas da necessidade da contratação até as cláusulas do edital e do contrato.

PERFIL DO GESTOR

É desejável que o gestor tenha um perfil pessoal que demonstre liderança, flexibilidade e, principalmente, poder de negociação para conseguir obter melhores resultados no modo de execução do contrato. Concluindo, deve ser pró-ativo e possuir uma visão geral de todo o processo de contratação e da legislação que a regula. Em suma: habilidade de negociação e diplomacia; domínio da organização, da área técnica solicitante e suas necessidades; conhecimento do mercado, preços e custos; noções de Direito, poderes e limitações legais; e ética, impondo-se e/ou sobrepondo-se a eventuais pressões advindas no desenvolvimento de seus trabalhos.

INSTRUMENTOS BÁSICOS DE TRABALHO DO GESTOR

• Contrato;
• Edital.

E qualquer outro documento referido neles. Por exemplo, se o contrato se referir a um Termo de Referência ou Projeto Básico, peça-o também; se o contrato estabelecer seu início à data de publicação do seu extrato no Diário Oficial, peça essa publicação etc.

Se o contrato é novo e você é o(a) primeiro(a) gestor(a), cobre que a publicação desse extrato seja feita dentro do prazo legal, pois normalmente perdem o prazo. 

ATRIBUIÇÕES DO GESTOR

• Redigir/revisar/propor os contratos (ou algumas cláusulas);
• Conhecer todo o processo relativo à contratação, bem como as normas aplicáveis;
• Promover reunião inicial com a contratada de modo a esclarecer o objeto contratual e apresentar, formalmente, o fiscal do contrato;
• Exigir o cumprimento do contrato, buscando qualidade, economia e minimização de riscos;
• Acompanhar o saldo do contrato>CONRAZAO 622920101 - Empenhos a Liquidar, buscar por Número do Empenho e tomar providências para aditivos, penalizações e rescisões.
• Atestar o Termo de Recebimento juntamente com o fiscal;
• Assinar na capa do processo de pagamento autorizando o pagamento integral ou parcial, caso algum valor deva ser glosado, juntamente com o fiscal. 

REQUISITOS DE UM BOM TRABALHO DE GESTÃO

• Autonomia;
• Comando.

Basicamente, o gestor é aquele que acompanha os prazos e o saldo contratual providenciando os Termos Aditivos e/ou Termo de Encerramento dos contratos; providencia o SICAF e/ou as CND nos processos de pagamento e acompanha a manutenção das condições de habilitação ao longo da execução do contrato especialmente no cumprimento das leis especiais aplicáveis que porventura constem na Qualificação Técnica.

TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO E O DEFINITIVO

Após a execução do contrato, em se tratando de obras e serviços ou em se tratando de compras ou de locação de equipamentos, deve haver a formalização do Termo de Recebimento, conforme art. 73 da lei 8666.

O Termo de Recebimento Provisório atesta a entrega/execução. Após o prazo de execução do objeto, tem prazo de 15 dias pra ser assinado.

Já o Termo de Recebimento Definitivo atesta que o objeto está de acordo com todas as especificações solicitadas. Tem prazo de 90 dias.  

Os procedimentos para o recebimento provisório e definitivo estão normatizados nos arts. 49 e 50 da IN/SEGES 5/2017.

Em alguns órgãos, o recebimento é dado por um carimbo no verso da nota fiscal que é assinado pelo gestor e fiscal do contrato.

Culpa in vigilando ocorre quando há falta de cautela na supervisão de algo ou de alguém.

JURISPRUDÊNCIA DA CORTE DE CONTAS SOBRE ACOMPANHAMENTO DOS CONTRATOS

A fiscalização, de preferência, deve ser feita por técnico da área da qual está sendo executado o serviço, tendo em vista que o atesto por alguém sem o devido conhecimento poderá gerar prejuízo à Administração Pública. 
Acórdão TCU nº 4/2006 1ª Câmara.

O TCU determinou à SPU que providenciasse o adequado treinamento dos fiscais para o regular acompanhamento e fiscalização dos contratos administrativos e que fossem exigidos deles a elaboração do relatório mensal contemplando todas as ocorrências relacionadas a execução do contrato.
Acórdão TCU nº 478/2006 Plenário.

O fiscal do contrato não pode ser responsabilizado, caso não possua condições apropriadas para o desempenho de suas atribuições.
[...]tendo em conta ser perceptível a impossibilidade de uma única pessoa cumprir todas as funções que lhe foram atribuídas.
Acórdão TCU nº 839/2011 Plenário.

No caso de execução irregular, a ausência de providências tempestivas por parte dos responsáveis pelo acompanhaento do contrato pode levar á imputação de responsabilidade, com aplicação das sanções requeridas.
[...] a contratação foi falha, tendo a situação de agravado, ante a inação dos responsáveis, dos quais era exigida a adoção de providências concretas na fase de execução do contrato [...]
Acórdão TCU nº 1.450/2011 plenário.