Entenda a ordem de compra, valor negociado e valor equalizado para a emissão correta da nota fiscal e não ter prejuízo ao vender para o governo.
[ ORDEM DE COMPRA | ERRO QUE AS EMPRESAS SEMPRE COMETEM | ME E EPP TAMBÉM PAGAM DIFERENÇA DE ICMS | A PROPOSTA COMERCIAL | VALOR NEGOCIADO x VALOR EQUALIZADO | FASE DE LANCES | VALOR DA NOTA DE EMPENHO | NOTA FISCAL COM VALOR NEGOCIADO | NOTA FISCAL COM VALOR EQUALIZADO | PRODUTOS SEM SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA | EXCEÇÃO: PRODUTOS COM SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA | RECOMENDAÇÃO ]
ORDEM DE COMPRA ou AUTORIZAÇÃO DE COMPRA
Ordem de Compra ou Autorização de Compra é o documento de controle interno da Administração pública enviado ao licitante vencedor contendo informações dos itens que ele ganhou, o respectivo empenho com a(s) devida(s) assinatura(s) da autoridade competente e/ou ordenador de despesas devidas para autorizar a empresa a mandar os produtos. A empresa também deve assinar e devolver este documeto.
ERRO QUE AS EMPRESAS SEMPRE COMETEM
Deveria ser algo fácil e tranquilo, mas com muita frequência as empresas cometem erro ao emitir o valor correto da nota fiscal. Pensam fazer o certo, mas acabam levando prejuízo.
A nota fiscal deve ser emitida com o valor negociado exceto nos casos de substituição tributária em que ela deve pagar o imposto na origem e, portanto, deve receber o valor total (o equalizado).
Caso a empresa emita a nota fiscal no valor equalizado a diferença de ICMS terá base de cálculo maior do que o esperado e o valor empenhado não será suficiente para cobrir os gastos oriundos da compra. A solução é glosar (descontar) essa diferença do valor do fornecedor que pensou que iria receber um valor maior que colocou na nota fiscal, mas vai acaber recebendo um valor menor ainda!
Não entendeu? Continue lendo até o final.
ME E EPP TAMBÉM PAGAM DIFERENÇA DE ICMS
As Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) também pagam diferença de ICMS (art. 13, §1º, inciso XIII, alínea "g", da LC 123/2006).
§ 1o O recolhimento na forma deste artigo não exclui a incidência dos seguintes impostos ou contribuições, devidos na qualidade de contribuinte ou responsável, em relação aos quais será observada a legislação aplicável às demais pessoas jurídicas:
[...]
XIII - ICMS devido:
a) nas operações sujeitas ao regime de substituição tributária, tributação concentrada em uma única etapa (monofásica) e sujeitas ao regime de antecipação do recolhimento do imposto com encerramento de tributação, envolvendo [...] venda de mercadorias pelo sistema porta a porta; nas operações sujeitas ao regime de substituição tributária pelas operações anteriores; e nas prestações de serviços sujeitas aos regimes de substituição tributária e de antecipação de recolhimento do imposto com encerramento de tributação;
A PROPOSTA COMERCIAL
Nos valores propostos estarão inclusos todos os custos operacionais, encargos previdenciários, trabalhistas, tributários, comerciais e quaisquer outros que incidam direta ou indiretamente na consecução do objeto, ou seja, desse valor será feito um empenho para pagar tudo o que for necessário, direta ou indiretamente, para o produto ser entregue.
Todas as empresas pagam diferença de ICMS se vender para fora do Estado. Mesmo empresas do SIMPLES, não se engane! Leia também: https://www.licitacao.online/pesquisa-mercado
Nunca esquecer: Frete + diferença de ICMS + Fecoep.
VALOR NEGOCIADO x VALOR EQUALIZADO
O valor negociado será o mesmo preço que a empresa venderia para um consumidor local. Neste caso (fornecedor da mesma UF) o valor negociado já está equalizado.
O valor equalizado é o preço que a empresa venderia para um consumidor de outro Estado da Federação incluindo o frete e a diferença de ICMS com o Fecoep (todos os custos diretos e indiretos). Entretanto, o valor negociado neste caso (fornecedor de outra UF) deve incluir o frete e os demais custos com exceção da diferença de ICMS e o FECOEP.
FASE DE LANCES
- Lances equalizados
- Classificação correta das propostas
- Homologação da proposta vencedora
O lance vencedor deve ser sempre o valor equalizado incluindo a diferença de ICMS, pois deve incluir todos os custos diretos e indiretos para sua entrega. Não é possível a classificação correta das propostas sem que o valor seja o equalizado, pois o custo efetivo total é quem deve ser levado em consideração.
VALOR DA NOTA DE EMPENHO
O valor da Nota de Empenho é a conta certinha para pagar o Custo Efetivo Total da aquisição.
NOTA FISCAL COM VALOR NEGOCIADO
- Emissão da Nota Fiscal c/ valor negociado
- + Frete
- + Diferença de ICMS + Fecoep
RESULTADO = HOMOLOGADO E EMPENHADO (CET)
O Custo Efetivo Total (NF + frete + ICMS + Fecoep) será IGUAL ao valor empenhado. Tudo certo!
NOTA FISCAL COM VALOR EQUALIZADO
- Emissão da Nota Fiscal com valor equalizado
- + Frete
- + Diferença de ICMS + Fecoep
RESULTADO > HOMOLOGADO E EMPENHADO (CET)
O Custo Efetivo Total (NF + frete + ICMS + Fecoep) será MAIOR do que o valor empenhado. Tudo errado! Portanto, a solução será descontar a diferença do fornecedor! Prejuízo para a empresa!!!
PRODUTOS SEM SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA
Esse é a maioria dos casos. Neste caso sempre emita a sua nota fiscal no valor negociado.
Quando o produto não tem substituição tributária, o fato gerador do imposto é a passagem no posto fiscal e o imposto devido deve ser pago após isso. A diferença de ICMS deve ser paga em Alagoas no dia 20 do mês subsequente à passagem no posto fiscal. Esse custo, apesar de ser do comprador, foi incluído na proposta comercial do fornecedor, lembra? Todos os custos diretos e indiretos...
EXCEÇÃO: PRODUTOS COM SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA
Esse é o único caso em que a empresa deverá emitir a nota fiscal com o valor equalizado porque quem irá pagar o imposto não será o órgão comprador, mas o fornecedor. Este deverá pagar os impostos sobre o produto na origem por meio de uma GNRE - Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais que deverá acompanhar a nota fiscal emitida sob pena de multa e retenção da mercadoria no posto fiscal.
Quando o produto tem substituição tributária o imposto já deve estar pago quando passar pelo posto fiscal.
RECOMENDAÇÃO
O órgão pode facilitar a vida da empresa mostrando o valor negociado e equalizado na autorização de compra para que a empresa saiba o valor que deve emitir.
O fornecedor deve fazer conversar aquele que o representa na licitação e aquele que emite sua nota fiscal. Muitas vezes basta ler direito a autorização de compra que já vai tudo discriminado. O fornecedor deve conhecer o seu produto, saber se ele tem substituição tributária ou não deve ser coisa básica para ele.
O fornecedor poderá ter um prejuízo maior que 10% (dez porcento) se emitir a nota fiscal incorretamente.
Veja também o vídeo a seguir para um melhor entendimento. Contém um exemplo com os cálculos explicados:
Leia também:
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Nessa planilha eletrônica você conseguirá obter o preço negociado de um preço equalizado (ou que deveria estar equalizado), assim como, obter o preço equalizado de um negociado.
Nas compras interestaduais os licitantes precisam enviar o seu preço incluindo frete e todos os impostos, incluindo a diferença de alíquotas (DIFAL ou ICMS Antecipado), ou seja, o preço equalizado.
No entanto, a maioria das empresas acabam emitindo a nota fiscal com o valor equalizado ao invés do valor negociado, isso gera prejuízo porque aumenta os impostos incidentes, extrapola o valor empenhado e ainda glosa a diferença na nota fiscal do fornecedor.
Essa planilha é de grande ajuda tanto para fornecedores quanto para órgãos públicos. Faz o imposto indo e voltando... haha!
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