OBTENDO OS ORÇAMENTO DA PESQUISA DE MERCADO

Como dissemos na página de Processo Administrativo para Licitar, o setor interessado na compra do material ou na prestação do serviço deverá elaborar o Termo de Referência ou o Projeto Básico definindo bem as especificações do objeto e efetuar uma pesquisa de mercado comprovando que solicitou orçamento de pelo menos 3 (três) empresas, ampliando-se a quantidade de cotações conforme o tamanho do universo representativo do mercado.

Esse procedimento deriva do inciso IV, do art. 43, da lei 8666/93, vejamos:

IV - verificação da conformidade de cada proposta com os requisitos do edital e, conforme o caso, com os preços correntes no mercado ou fixados por órgão oficial competente, ou ainda com os constantes do sistema de registro de preços, os quais deverão ser devidamente registrados na ata de julgamento, promovendo-se a desclassificação das propostas desconformes ou incompatíveis; (grifos nossos)

As propostas deverão estar assinadas com a devida identificação do signatário ou comprovação de envio por email (fax etc) sob pena de estarem inéptas, pois se qualquer um poderia ter elaborado o documento isto seria um forte indício de fraude. Normalmente as propostas sem assinatura são aquelas enviadas por email. Neste caso, deve-se imprimir não só a proposta anexa, mas o email também para justificar a ausência da assinatura e a origem da proposta.

Nas obras e serviços tem que existir orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários, conforme inciso II do §2º do art. 7 da LCC.

Nos serviços continuados deve existir o quantitativo de produtividade mínima para os Acordos de Níveis de Serviços e evitar precificação de posto de serviço.

As propostas devem atender o Termo de Referência sob pena de nulidade. Não é muito incomum observar que alguma cotação feita pelo próprio interessado não atendeu o que ele mesmo pedia.

Nunca deixar de constar os dados da empresa na proposta (CNPJ, endereço, telefones, nome do vendedor ou representante legal etc).

Deve-se imprimir todas as solicitações de orçamento enviadas, mesmo aquelas sem resposta, para comprovar a ampla pesquisa de mercado. Alguém deverá atestar por escrito quantas empresas foram cotadas e quantas responderam a cotação. Pois, por exemplo, quem garante que todas enviaram propostas e nem todas colocadas para alterar propositadamente o resultado da classificação?... Alguém tem que se responsabilizar por esta situação. 

As propostas devem conter todos os impostos, taxas, frete e custos de logística, entrega e descarregamento.

Deve incluir o frete: CIF, se for para a compra e FOB, se for para conserto; e a diferença de ICMS.

Frete CIF significa Cust Insurance Freight: quem paga é aquele quem envia, enquanto que, FOB significa Free On Board: quem paga é quem recebe. Aconselhamos padronizar o texto "frete incluso" para evitar confusões.

O setor interessado deverá anexar planilha de preços informando o valor médio unitário e global para facilitar o trabalho do setor de licitação.

Nunca aceite que uma empresa traga as 3 propostas para você. Isto já tem até nome: proposta de cobertura. Normalmente são empresas coligadas (mesmos proprietários) e colocam os preços do jeito que quiserem. Isso é prática de conluio, não seja inocente quanto a isso, cuidado para não ser responsabilizado por prejuízo aos cofres públicos (erário).

Aliás, a IN SLTI nº 5/2014 determinou no art 3º que os fornecedores deverão receber solicitação formal para apresentação de cotação. Desta feita, não será possível apenas juntar propostas no processo. Observa-se preocupação da norma com as propostas de cobertura.

Também deve ser conferido um prazo mínimo de 5 (cinco) dias para os fornecedores responderem a solicitação de orçamento. Dependendo da complexidade do objeto, o prazo deve ser superior, mas a norma não diz o quanto mais deve ser esperado, portanto a equipe técnica pode apresentar as razões da espera habitual do mercado.

No entanto, havendo dificuldade de obtenção de orçamentos junto aos particulares, a Administração deverá se valer de outras ferramentas, como pesquisa em Sistemas de Registro de Preços no Portal do Comprasnet ou sites de outros órgãos, como também, contratos celebrados por outras entidades administrativas, para o mesmo objeto. Pode ser feito orçamento via telefone desde que se informe no processo o nome da empresa consultada, CNPJ, preço contendo todos os custos (frete, diferença de ICMS, instalação etc), nome do vendedor e telefone da empresa, mas se você tem uma lista muito grande de compra inviabiliza este método.

• Os parâmetros acima poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser priorizados os previstos nos itens I e II e demonstrado no processo administrativo a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência.
• Serão utilizados, como metodologia para obtenção do preço de referência para a contratação, a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros adotados neste artigo, desconsiderados os valores inexequíveis e os excessivamente elevados. 
•  Poderão ser utilizados outros critérios ou metodologias, desde que devidamente justificados pela autoridade competente.
•  Os preços coletados devem ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores apresentados.
•  Para desconsideração dos preços inexequíveis ou excessivamente elevados, deverão ser adotados critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.
•  Excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores.
• Quando a pesquisa de preços for realizada com os fornecedores, estes deverão receber solicitação formal para apresentação de cotação com prazo de resposta igual ou superior a 5 dias.
• Não serão admitidas estimativas de preços obtidas em sites de leilão ou de intermediação de vendas.

Seria ideal que todas as propostas viessem acompanhadas das 3 certidões de regularidade fiscal para evitar que elas concorram deslealmente para constituir o valor estimado da contratação, pois quem não paga seus impostos vende mais barato e você estaria respeitando o Princípio da Isonomia, mas isso é uma prática desnecessária e pode ser vista como excesso de rigor formal visto que a regularidade fiscal deve ser exigida somente da contratada além de consumir muito tempo no processo. Observe os princípios da Celeridade e Razoabilidade. Ora, se quem não paga imposto tem condição de vender mais barato, basta verificar a regularidade fiscal de quem apresentou o menor preço, não há razão para verificar as demais.

Caso a compra não seja objeto de contratação direta em razão do valor (dispensa de licitação), não precisa verificar a regularidade de nenhuma das propostas, certo? Pense bem, se nenhuma das empresas pesquisadas para levantar o valor estimado estiver regular e com os preços lá embaixo, as empresas regulares que forem participar da licitação poderão apresentar preços acima do estimado e inviabilizar a contratação, pois os tributos fazem parte da formação do preço de venda. Esse é o cuidado que você deve se preocupar, fica cada caso a seu critério.

Caso não consiga as 3 cotações, busque os preços contratados no Portal do Comprasnet ou visite o setor de licitação dos órgãos públicos ao seu redor e tire cópia das propostas. Se alguma proposta estiver dentro do limite da contratação direta, então faça uma Cotação Eletrônica no Portal do Comprasnet para dar ampla publicidade e obter mais propostas. O usuário precisa ter acesso ao SIASG, baixe o manual do comprasnet no final desta página. Se você é fornecedor e está interessado em participar das cotações eletrônicas, estamos disponibilizando outro manual pra você também!

EQUALIZAÇÃO DO ICMS PARA CLASSIFICAÇÃO DAS PROPOSTAS

O Diferencial de alíquota do ICMS é a diferença entre alíquota interna e a interestadual, devida ao estado do adquirente, em operações interestaduais, realizadas entre contribuintes, nas aquisições de material de uso ou consumo e de ativo permanente, independentemente do seu destaque na Nota Fiscal ou enquadramento das empresas.

Na qualidade de contribuinte, nos casos em que a legislação assim define, é responsável pelo recolhimento deste diferencial.

O valor relativo a este diferencial de ICMS deve ser considerado para efeito de comparação do menor custo de aquisição para o órgão. O resultado da divisão do preço ofertado no Comprasnet pelo fator de equalização do ICMS deve corresponder ao preço unitário do produto na Nota Fiscal.

Cuidado para não esquecer que o material poderá ser comprado fora do Estado. Aliás, algumas vezes o material não é nem vendido no Estado, mas o agente esquece de observar se a empresa incluiu a diferença de ICMS e o frete no preço.

Cuidado: As Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) também pagam diferença de ICMS (art. 13, §1º, inciso XIII, alínea "g", da LC 123/2006).

A diferença de ICMS é devida mesmo quando não é feito o destaque do imposto na Nota Fiscal ou é destacado errado.

ICMS interno de Alagoas é 17%. Em Alagoas também tem a taxa do FECOEP. Além disso, divide-se o valor da nota fiscal por 0,82 para descobrir a Base de Cálculo da diferença de ICMS em Alagoas. Sempre consulte a legislação do Estado destinatário da compra.

Veja também: https://www.contabilizei.com.br/emissor-nf-e/tabela-ICMS/

FATORES DE EQUALIZAÇÃO DE ICMS

Apresentamos a seguir os Fatores de Equalização que correspondem aos índices que serão aplicados sobre os valores dos lances e propostas dos licitantes para os quais incidam o diferencial de alíquota de ICMS no Estado de Alagoas para fins didáticos. Na seqüência estão as tabelas com as respectivas alíquotas internas e interestaduais para o(s) objeto(s) licitado(s):

LICITAÇÃO OU CONTRATAÇÃO DIRETA EM RAZÃO DO VALOR ?

Vejamos a seguinte hipótese. Temos 3 propostas: 1) R$ 14.000,00; 2) R$ 18.000,00 e 3) R$ 20.000,00. A média aritmética das propostas daria R$ 17.333,33 que é acima de R$ 16.000,00, limite de contratação direta em razão do valor par uma sociedade de economia mista. Fazemos uma licitação com o valor estimado de R$ 17.333,33 ou uma contratação direta com a proposta de R$ 14.000,00 ?

A lei 8666 diz que a escolha da modalidade da LICITAÇÃO será feita com base no valor estimado da contratação, observando os limites de valor para cada modalidade. Veja que a lei é clara no aspecto de falar sobre essa escolha se aplicar à licitação, mas não à contratação direta.

Lembre-se que dispensa de licitação em razão do valor (art. 24, II) é feita mediante cotação no mercado em busca da proposta mais vantajosa.

Não se estima o valor da contratação de dispensa, faz-se uma pesquisa de mercado para encontrar um preço melhor dentro do limite legal que pode ser de R$ 8.000,00 (art. 24, II) ou R$ 16.000,00 (art. 24, II, §1º) com no mínimo 3 (três) propostas. Faz-se uma cotação.

Vejamos o que a lei diz textualmente:

Art. 22.  São modalidades de licitação:
I - concorrência;
II - tomada de preços;
III - convite;

[...]

Art. 23.  As modalidades de licitação a que se referem os incisos I a III do artigo anterior serão determinadas em função dos seguintes limites, tendo em vista o valor estimado da contratação:

Sim, a regra é licitar, mas pense no que acabamos de explicar e considere que uma licitação tem um custo laborial (homem x hora) e econômico (material administrativo, publicações em diário oficial) muito maior. Num caso como esse, o valor de R$ 14.000,00 foi atípico e, considerando que a empresa esteja apta à contratação, provavelmente se gastaria energia em vão insistindo em licitar num caso como esse em busca de uma proposta mais vantajosa.

Tenha em mente o seguinte: foi feita uma cotação no mercado; a dispensa de licitação é em razão do valor e seria inferior a esse limite: R$ 14.000 < R$ 16.000. Qual seria o problema?

TÉCNICAS ESTATÍSTICAS APLICADAS AO LEVANTAMENTO DO VALOR ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO

Para estimar o valor da contratação deve-se tabular os valores em ordem crescente, criticá-los e analisá-los com base em técnicas estatísticas de medida de tendência central e avaliar o grau de confiança da pesquisa de mercado. Utiliza-se a média aritmética, a mediana ou a moda.

Basicamente utiliza-se sempre a média aritmética dos preços sem nenhum critério. Portanto, cuidado com os valores atípicos; Não se restrinja a apenas 3 orçamentos, cuidado com o tamanho do mercado, a representatividade do universo.

A IN/SLTI 5/2014 estabeleceu que o resultado da pesquisa de preços será a média ou o menor dos preços obtidos (Art. 2º, §2º), entretanto não proibiu outros métodos estatísticos, desde que devidamente justificado pelo autoridade competente (Art. 2º, §3º).

Deve-se ressaltar, ainda, que o TCU já entendeu pela inadmissibilidade de que a pesquisa de preços ”seja destituída de juízo crítico acerca da consistência dos valores levantados” (Acórdão 1108-23/07-Plenário). Conforme Túlio Bastos BARBOSA, o cálculo do valor estimado deve ser realizado mediante a utilização de técnicas específicas, confrontando-se os preços obtidos e pesquisados no mercado, observe-se:

... o tratamento estatístico da amostra coletada, consiste em aplicar técnicas estatísticas que permitam analisar o comportamento dos preços ao longo do tempo, bem como determinar as cotações que se distanciam de forma excessiva das demais. (...) O tratamento estatístico ao qual as cotações de preços devem ser submetidas, tem por finalidade garantir a qualidade do preço de referência, de tal forma que este represente a média praticada pelo mercado. (Sem grifos no original).

Assim, a Administração deve respeitar técnicas estatísticas usuais e cabíveis para a identificação do valor estimado, não cabendo, em princípio, a simples aplicação da média aritmética.

Precisamos conhecer algumas definições em estatística.

Você deve conhecer bem a definição de POPULAÇÃO e AMOSTRA. A primeira é todo o conjunto de elementos que possuam ao menos uma característica comum observável. A segunda é uma parte da população, sendo que ela deve ser relacionada de acordo com algum critério para que póssa ser representativa da população. Em nosso caso, população é o mercado e amostra são as cotações obtidas.

Dados brutos são aqueles desorganizados numericamente. Por exemplo: {3,8,4,6,2,7}.

Rol é um conjunto de dados organizados numericamente. Por exemplo, o rol dos dados brutos acima é {2,3,4,6,7,8}.

Representação tabular (tabela) consiste em dispor os dados em linhas distribuídas de modo ordenado. Em nosso caso, é a classificação das propostas em ordem crescente de preço. Você fará um rol numa tabela.

A quantidade de orçamentos, de modo a representar efetivamente uma estimativa de preços de mercado, deve ser compatível com a amplitude do próprio mercado em que o objeto se insere, portanto 3 preços podem representar uma amostra muito pequena do universo da concorrência.

Para estimar o valor da contratação deve-se tabular os valores em ordem crescente, criticá-los e analisá-los com base em técnicas estatísticas de medida de tendência central e avaliar o grau de confiança da pesquisa de mercado. Utiliza-se a média aritmética, a mediana ou a moda. Deve-se escrever no documento que o valor estimado representa o preço praticado no mercado para fins de responsabilização do agente.

Estatística é a ciência que coleta, organiza, analisa, interpreta e apresenta dados. Vejamos o que venha a ser média aritmética, mediana e moda e sua aplicabilidade.

PROBABILIDADE DA PROPOSTA MAIS VANTAJOSA

Você sabe qual é o Índice de Probabilidade (IP) da proposta mais vantajosa estar no meio da sua cotação? O IP é calculado dividindo-se a quantidade de propostas coletadas pela quantidade de empresas existentes que poderiam apresentar proposta.

Se eu tenho 3 propostas, mas existem 15 empresas no mercado que poderiam ter dado preço e não deram, então a probabilidade de eu ter a proposta mais vantajosa na mão é 3/15 = 0,2, isto é, 20%. Entendeu o que queremos dizer com "no mínimo 3 propostas"? Neste caso teríamos que cotar mais preços para obter uma chance maior de obter a proposta mais vantajosa ou definir um valor estimado mais representativo do mercado.

Veja que é diferente se eu tenho apenas 5 empresas no mercado que poderiam dar proposta e eu tenho 3 na mão: as chances subiriam para 60%!!! Pois, 3/5=0,60.

MEDIDAS DE TENDÊNCIA CENTRAL

Também chamadas de MEDIDAS DE POSIÇÃO, são valores que se posicionam como um valor central em um conjunto de dados. São possíveis representantes, ou seja, parâmetros de um conjunto de dados. Nosso conjunto de dados aqui são as propostas coletadas no mercado que servirão de amostra. Nosso representante aqui é o valor estimado da contratação.

Média aritmética: Digamos que todas as propostas tem preços parecidos, então soma-se todas as propostas e divide-se pela sua quantidade fazendo uma média. Se foi obtido 3 propostas, soma-se as 3 e divide-se por 3 para encontrar a média.

A média do conjunto {99, 101, 105} é (99+101+105) / 3 = 101,67

Deve ser evitada num conjunto onde existam valores extremos que possam influenciar no valor da mesma.

Mediana: Digamos que entre as propostas encontramos alguns preços muito diferentes que destoam da maioria, então deve-se classificar as propostas em ordem crescente e destacar o valor central para eliminar esses valores atípicos que influenciariam desproporcionalmente ao praticado no mercado.

É o elemento que divide a tabela ao meio. No conjunto de 7 elementos {12, 14, 16, 17, 19, 23, 75} o elemento do meio, 4º classificado, é a mediana, o elemento 17.

Um valor discrepante ou atípico é uma entrada de dados que está muito afastada das outras de um conjunto de dados. No conjunto {12, 14, 16, 17, 19, 23, 75} o elemento 75 é um dado discrepante, atípico ou outlier.

Regra 1: Se o tamanho da amostra (quantidade de propostas) for um número ímpar, a mediana é o elemento do meio que pode ser representada nesse caso pela fórmula (n+1)/2, onde n é a quantidade de propostas (tamanho da amostra).

Regra 2: Se o tamanho da amostra for um número par, a mediana é a média dos elementos centrais. Pode ser representado pela fórmula ( (n/2) + ((n/2)+1) ) / 2. Onde n é o tamanho da amostra.

No conjunto par de 6 posições {100, 130, 140, 150, 170, 200}, teremos:

6/2 =3. Elemento 3 é o 140 do conjunto.
(n/2)+1=4. Elemento 4 é o 150 do conjunto.
140 + 150 / 2 = 145. A mediana seria 145, a média entre os elementos 3 e 4 desse conjunto de um total de 6.

Moda: São os preços que mais se repetem no mercado. Digamos que a maioria das empresas cobram R$ 10,00 pela recarga de um cartucho de impressora, então a moda é R$ 10,00. Em estatística, é aquela que ocorre mais vezes numa tabela de distribuição de frequência.

VAMOS APRENDER A COLOCAR EM PRÁTICA!

1) COLETA DE DADOS

Qual seria o valor de referência e a margem percentual de erro em função de uma cotação que apresentou o seguinte resultado:

FORNECEDOR A: R$ 465,00
FORNECEDOR B: R$ 220,00
FORNECEDOR C: R$ 140,00
FORNECEDOR D: R$  65,00
FORNECEDOR E: R$ 199,00
FORNECEDOR F: R$ 165,00
FORNECEDOR G: R$ 150,00

2) PASSO: APURAÇÃO DOS DADOS OU SUMARIZAÇÃO

Vamos colocar as propostas em um rol dentro de uma tabela em ordem crescente.

Vamos eliminar a proposta do fornecedor "D" com R$ 65,00 e o "A" com R$ 465,00 porque são valores muito atípicos em nossa amostra, pois destoam demasiadamente das demais propostas (outliers).

Você não vai tirar essas propostas "D" e "A" do processo, mas apenas desconsiderá-las para análise do valor estimado.

3) PASSO: APRESENTAÇÃO DOS DADOS

Faremos uma apresentação tabular (numérica).

A tabela deve ter um título que deverá responder as seguintes questões: O quê? (fato); Onde? (local) e Quando? (tempo).

COTAÇÃO DE BOMBA D´ÁGUA REALIZADA EM MACEIÓ NO MÊS DE SETEMBRO DE 2013

n = 5 (número de elementos, foram 5 propostas)
Σ = somatório

MÉDIA ARITMÉTICA: X = (Σx)/n = 874,00/5 = 174,80
DESVIO MÉDIO....: DM = (Σ|d|)/n = 138,80/5 =  27,76
VARIÂNCIA.......: S² = ± (Σ|d|²)/n = ± 4.550,80/5 = ± 910,16
DESVIO PADRÃO...: σ = ± √S² = ± √910,16 = ± 30,17
ERRO PADRÃO.....: ε = ± σ/√n = ± 30,17/√5 = ± 30,17/2,24 = ±13,47

4) PASSO: ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS

Quanto melhor a precisão no cálculo da média populacional, que em nosso caso é o valor estimado da contratação, menor será o erro padrão e maior o grau de confiabilidade da estimativa.

Em nosso exemplo acima, o valor mais provável para a média dos dados obtidos pode ser representado por R$ 174,80 ± R$ 13,47, ou seja, a média (R$ 174,80) pode variar R$ 13,47 para mais ou para menos.

O Tribunal de Contas da União (TCU) já se posicionou contra o valor da contratação ser maior que o VALOR ESTIMADO portanto não podemos levar em consideração o ERRO PADRÃO como valor máximo da contratação. Assim, os editais de licitação devem estabelecer que o VALOR MÁXIMO DA CONTRATAÇÃO é o VALOR ESTIMADO, conforme Acórdão TCU nº 85/2007 Plenário, pois o órgão deve adotar os valores estabelecidos no orçamento como os máximos a serem admitidos e se não obtiver sucesso na negociação, deve revogar a referida licitação. Portanto, esse estudo sobre o erro padrão em estatística serve apenas para que se possa analisar a qualidade da cotação de preços obtida, ou seja, se está ou não retratando bem o preço de mercado.

A propósito, não é recomendável divulgar o valor estimado nos pregões para não frustrar a negociação de um preço melhor visto que a lei do pregão 10520/02 não obriga tal divulgação ao contrário da lei de licitação 8666/93. Faça constar no edital que o valor estimado pode ser consultado após a data da sessão pública.

Nas licitações de obras não se pode deixar de fazer constar no edital planilhas detalhadas dos custos unitários de cada componente da proposta de preço. Esse parâmetro serve para evitar JOGO DE PLANILHA que consiste em superfaturar itens mais utilizados na obra e aviltar itens menos utilizados mantendo o valor da proposta para que haja superfaturamento em caso de aditivos contratuais.

VALIDADE DAS PROPOSTAS

As empresas costumam consignar em suas propostas que o preço vale por tantos dias... Entretanto, isso só importa realmente se for feito uma contratação direta. A IN/SLTI 5/2014 passou a admitir que as propostas de até 180 (cento e oitenta) dias sejam válidas para efeito de pesquisa de mercado (Art. 2º, §4º).

INVIÁVEL COMPETIÇÃO

No caso de inviável competição, casos em que o objeto é singular sem equivalente perfeito, não existe a possibilidade de pesquisar o mercado, leia a página sobre INEXIGIBILIDADE para sabe como fazer uma justificativa de preço.

QUEM DEVE ASSINAR AS PROPOSTAS

Nas licitações, a proposta de preço deve ser assinada pelo representante legal, sozinho ou em conjunto com o responsável pelo setor comercial ou, em caso de obra, com o engenheiro responsável pela planilha de custos e preço, da empresa sob pena de não ser aceita. Essa exigência é da CGU.

Para fins de pesquisa de mercado quem assina não importa muito, mas a administração deve comprovar que solicitou cotação pra cada empresa uma a uma para demonstrar que não existiu proposta de cobertura (alguém trouxe as 3 propostas de uma vez) nem qualquer outra possibilidade de conluio.

Também existe um caderno da SLTI sobre PESQUISA DE PREÇOS com mais detalhamentos passo-a-passo sobre como efetuar a pesquisa conforme a IN/SLTI 5/2014.