1. Fase pré-inicial do Processo

PROCESSO ADMINISTRATIVO PRÉVIO, elaborado pelo setor interessado (área demandante).

Capa do processo administrativo (numeração do protocolo);

Memorando à autoridade competente;

Termo de Referência ou Projeto Básico;

Projeto Executivo (não obrigatório se justificado o porquê);

Minuta do contrato;

Cópia do contrato da última aquisição (não é obrigatório, mas recomendado por auditorias);

Pesquisa de Mercado, classificação das propostas e valor estimado;

Pré-empenho ou Indicação do Recurso Próprio (dotação orçamentária);

Todos os documentos acima estão explicados na página sobre PROCESSO ADMINISTRATIVO.

2. Inicio do Processo - CONTRATAÇÃO DIRETA

Autorização da Dispensa de Licitação (“ao... ao”) - Participam: setor de licitação; ordenador de despesa e autoridade competente.

Documento contendo a assinatura do ordenador de despesa e da autoridade competente autorizando a contratação. O setor de licitação sugere fundamentadamente a modalidade de contratação direta e os demais autorizam. 

Ao invés disso a autoridade competente pode encaminhar para o setor de licitação analisar a modalidade de contratação mais adequada. No caso, esse setor informa o fundamento legal da dispensa e devolve. Então, a autoridade competente autoriza o processo e devolve pro setor de licitação autuar o processo e dar andamento à contratação. 

Autuar o processo

Autorizado a contratação direta, é hora de autuar o processo como tal. Caso seu órgão tenha um aplicativo de controle dos processos licitatórios, é hora de cadastrar ele e obter o próximo número de identificação, ou seja, dispensa + número de ordem + ano. Exemplo: Dispensa 001/2019.

Incluir capa do processo com todos os dados pertinentes à sua identificação.

Pedidos de Cotação às empresas 

Enviar novos pedidos de cotação de preços com o Termo de Referência às empresas pedindo que seja ofertado seu melhor preço, se achar necessário. Pode ser feito via FAX ou email. Não esquecer de ligar para perguntar se o FAX chegou legível ou informar que foi enviado email à empresa solicitando proposta de preço. Pode também ser solicitado um carro para pegar as cotações pessoalmente nas empresas para não perder muito tempo. É preciso que o órgão comprove que solicitou tais cotações a cada empresa.

3. Fase de Classificação e habilitação

Mapa Comparativo das Propostas Comerciais (Cotações)

Classificar as melhores propostas numa planilha e verificar a regularidade fiscal da(s) vencedora(s).

Encaminhar o Mapa para o Parecer da Área Solicitante analisar as especificações técnicas e consignar se "todas as propostas estão de acordo com as especificações solicitadas" ou não, desclassificando as propostas que não estiverem atendendo o que se pede.

A documentação da contratação direta é da EMPRESA VENCEDORA. As demais propostas servem meramente para comprovar o preço praticado no mercado, imprimir o cartão CNPJ das participantes para provar que ao menos elas existem já é mais do que suficiente.

Regularidade Fiscal e idoneidade para contratação

A lei 8666 fala apenas da documentação relativa à habilitação em processos licitatórios. Entretanto, dispensa de licitação NÃO É LICITAÇÃO, trata-se de CONTRATAÇÃO DIRETA. Em momento nenhum a lei fala da documentação relativa a este caso.

Todavia, o ordenamento jurídico (CF, leis etc) proíbe a Administração de contratar empresas devedoras da Previdência Social e do FGTS. Portanto, a documentação mínima deve constar a Certidão Negativa do INSS, a Certidão de Regularidade do FGTS e o CEIS. Este último para ver se ela não estaria penalizada e proibida a contratação.

IN MARE 5/95, item 1.3.1. Considera-se exceção à regra a aquisição de bens e contratações de obras e serviços cujos valores sejam iguais ou menores do que os estabelecidos no art. 24, incisos I e II, e nas hipóteses previstas nos incisos III, IV, VIII, IX, XIV, XVI EE XVIII, da Lei nº 8. 666/93, devendo, contudo, ser comprovada pelas pessoas jurídicas a quitação com o INSS, FGTS e Fazenda Federal e, pelas pessoas físicas, a quitação com a Fazenda Federal.

Acostar os seguintes documentos da empresa vencedora (com a melhor proposta):

SICAF (preferencialmente) ou a Regularidade Fiscal da vencedora:

        CND CONJUNTA DE TRIBUTOS FEDERAIS E DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO;
        CRF -CERTIDÃO DE REGULARIDADE DO FGTS;
        CND Estadual (obrigatório se a compra for de material);
        CND Municipal (obrigatório na contratação de serviço);
        CNDT - CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS (obrigatório na contratação de postos de serviços contínuos no caso de dispensa emergencial [inciso IV] ou remanescente de serviço [inciso XI]);
        Consulta ao CADIN (pelo SIAFI) -meramente constar no processo;
        Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS.

Em se tratando de compra de material, se a empresa não tiver a CND Estadual a mercadoria poderá ficar retida no Posto Fiscal. Se o fornecedor não parar no Posto Fiscal o comprador poderá ser multado se receber o produto.

É de bom alvitre que a Constituição Federal reza o seguinte:

XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações. (grifos nossos)

Seu órgão exige todos os documentos sempre? Comente no final da página.

Qualificação Técnica
Analisar se a atividade econômica, objeto da contratação, exige atendimento de leis e normas especiais aplicáveis para atuar no mercado. Tais condicionantes devem constar no Termo de Referência. 

4. Fase Contratação

Registrar a(s) empresa(s) vencedora(s) e participantes

É preciso registrar o nome; CNPJ; valores contratados; participantes e responsável pela fundamentação da contratação com CPF em relatórios para fins de auditoria e órgãos de controle, pois deixar para constituir tais relatórios quando forem solicitados pode ser impraticável por exigir demasiado tempo. Portanto, é melhor estar preparado!

Caso seu órgão tenha um aplicativo de controle dos processos licitatórios, registre a(s) empresa(s) vencedor(as) e as participantes agora. Isto é importante para os relatórios de auditoria e para o Portal da Transparência, caso o sistema emita tal relatório e exporte os dados para o Portal.

 Parecer Jurídico sobre a dispensa

Parecer jurídico sobre a dispensa está previsto no inciso VI, do art. 38, da Lei 8666/93. Entretanto, existe uma Orientação Normativa da AGU nº 46/2014 que diz que somente é obrigatória a manifestação jurídica nas contratações de pequeno valor (art. 24, I ou II) quando houver minuta de contrato não padronizada ou haja, o administrador (leia-se: autoridade competente), suscitado dúvida jurídica sobre tal contratação. Portanto, nas contratações acima do dos limites do art 24, inciso I ou II, é sempre obrigatório o parecer jurídico sobre a contratação direta.

Destarte, caso o valor da contratação seja inferior ao limite da dispensa, pode pular o parecer jurídico e ir direto para a autoridade competente assinar o Termo de Ratificação, se for o caso do art. 26.

Termo de Ratificação da Dispensa (apenas nos casos previstos no art. 26 da lei 8.666/93).

Nos casos previstos no art. 26 da LCC, prepare o Termo de Ratificação da Dispensa para a autoridade competente assinar. Se não for o caso, pode pular essa parte. Lembre-se que a autoridade competente deve ter autorizado a contratação direta desde o início do processo.

Caso o valor seja inferior ao limite de Dispensa, não precisa publicar, conforme Acórdão 1.336/2006 TCU - Plenário, senão vejamos: 

9.2. determinar à Secretaria de Controle Interno do TCU que reformule o “SECOI Comunica nº 06/2005”, dando-lhe a seguinte redação: “a eficácia dos atos de dispensa e inexigibilidade de licitação a que se refere o art. 26 da Lei 8.666/93 (art. 24, incisos III a XXIV, e art. 25 da Lei 8.666/93), está condicionada a sua publicação na imprensa oficial, salvo se, em observância ao princípio da economicidade, os valores contratados estiverem dentro dos limites fixados nos arts. 24, I e II, da Lei 8.666/93”.

Registre o movimento do processo no protocolo e no aplicativo de controle dos processos licitatórios, se houver.

Empenho - Participam: setor orçamentário

Despachar o processo para o setor orçamentário solicitando Nota de Empenho em favor da(s) empresa(s) vencedora(s).

Registre o movimento do processo no protocolo e no aplicativo de controle dos processos licitatórios, se houver.

Ordem de Serviço/Ordem de Compra/Ordem de Contratação - Participam: Setor de licitação; setor interessado e autoridade competente

Emitir só depois que o valor da despesa estiver empenhada em obediência ao art. 60 da Lei 4.320/64.

Caso haja contrato, prepará-lo com as partes (Contratante e o Contratado) na Minuta do Contrato e imprimir 4 vias (Administração; gestor; fiscal e empresa). No mínimo imprimirá 2 vias (Administração e empresa) e tirará cópias da via da administração para o gestor e fiscal.

Registrar últimos dados  (opcional)

Registrar o número da ordem de compra/serviço/contratação; a data da assinatura da empresa contratada; o número do contrato e sua vigência (se existir) no aplicativo ou nos relatórios.

5. Fase final / Arquivamento do Processo

Publicação no Diário Oficial do Extrato da DL (apenas nos casos previstos no art. 26 da lei 8.666/93).

Nos casos previstos no art. 26 da LCC, despachar o processo para o setor de comunicação para dar publicidade no Diário oficial.

Registre o movimento do processo no protocolo e no aplicativo de controle dos processos licitatórios, se houver.

Numeração de todas as páginas do processo.

Certifique-se que todas as páginas estão numeradas.

Arquivamento.

Guarde os processos em caixas separadas por modalidade/número/ano.