2. Inicio do Processo - PROCESSO LICITATÓRIO

Autorização da Dispensa de Licitação (“ao... ao”) - Participam: setor de licitação; ordenador de despesa e autoridade competente.

Documento contendo a assinatura do ordenador de despesa e da autoridade competente autorizando a contratação. O setor de licitação sugere fundamentadamente a modalidade de contratação direta e os demais autorizam.

Autuar o processo

Autorizado a contratação direta, é hora de autuar o processo como tal. Caso seu órgão tenha um aplicativo de controle dos processos licitatórios, é hora de cadastrar ele e obter o próximo número de identificação.

Incluir capa do processo com todos os dados pertinentes à sua identificação.

Pedidos de Cotação às empresas 

Enviar novos pedidos de cotação de preços com o Termo de Referência às empresas pedindo que seja ofertado seu melhor preço. Pode ser feito via FAX ou email. Não esquecer de ligar para perguntar se o FAX chegou legível ou informar que foi enviado email à empresa solicitando proposta de preço. Pode também ser solicitado um carro para pegar as cotações pessoalmente nas empresas para não perder muito tempo. É preciso que o órgão comprove que solicitou tais cotações a cada empresa.

3. Fase de Classificação e habilitação

Mapa Comparativo das Propostas Comerciais (Cotações)

Classificar as melhores propostas numa planilha e verificar a regularidade fiscal da(s) vencedora(s).

Encaminhar o Mapa para o Parecer da Área Solicitante analisar as especificações técnicas e consignar se "todas as propostas estão de acordo com as especificações solicitadas" ou não, desclassificando as propostas que não estiverem atendendo o que se pede.

Regularidade Fiscal e idoneidade para contratação

Acostar os seguintes documentos da empresa vencedora com a melhor proposta:

SICAF (preferencialmente) ou a Regularidade Fiscal da vencedora:

           CND CONJUNTA DE TRIBUTOS FEDERAIS E DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO

  CRF -CERTIDÃO DE REGULARIDADE DO FGTS

    CNDT - CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS

Consulta ao CADIN (pelo SIAFI)

Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS

4. Fase Contratação

Registrar a(s) empresa(s) vencedora(s) e participantes (opcional)

É preciso registrar o nome; CNPJ; valores contratados; participantes e responsável pela fundamentação da contratação com CPF em relatórios para fins de auditoria e órgãos de controle, pois deixar para constituir tais relatórios quando forem solicitados pode ser impraticável por exigir demasiado tempo. Portanto, é melhor estar preparado!

Caso seu órgão tenha um aplicativo de controle dos processos licitatórios, registre a(s) empresa(s) vencedor(as) e as participantes agora. Isto é importante para os relatórios de auditoria e para o Portal da Transparência, caso o sistema emita tal relatório e exporte os dados para o Portal.

 Parecer Jurídico sobre a dispensa

Parecer jurídico sobre a dispensa está previsto no inciso VI, do art. 38, da Lei 8666/93. Entretanto, existe uma Orientação Normativa da AGU nº 46/2014 que diz que somente é obrigatória a manifestação jurídica nas contratações de pequeno valor (art. 24, I ou II) quando houver minuta de contrato não padronizada ou haja, o administrador (leia-se: autoridade competente), suscitado dúvida jurídica sobre tal contratação. Portanto, nas contratações acima do dos limites do art 24, inciso I ou II, é sempre obrigatório o parecer jurídico sobre a contratação direta.

Destarte, caso o valor da contratação seja inferior ao limite da dispensa, pode pular o parecer jurídico e ir direto para a autoridade competente assinar o Termo de Ratificação, se for o caso do art. 26.

Termo de Ratificação da Dispensa (apenas nos casos previstos no art. 26 da lei 8.666/93).

Nos casos previstos no art. 26 da LCC, prepare o Termo de Ratificação da Dispensa para a autoridade competente assinar. Se não for o caso, pode pular essa parte. Lembre-se que a autoridade competente deve ter autorizado a contratação direta desde o início do processo.

Caso o valor seja inferior ao limite de Dispensa, não precisa publicar, mas é prudente anexar o Acórdão 1.336/2006 TCU - Plenário que fundamenta isso com bastante propriedade.

Registre o movimento do processo no protocolo e no aplicativo de controle dos processos licitatórios, se houver.

Empenho - Participam: setor orçamentário

Despachar o processo para o setor orçamentário solicitando Nota de Empenho em favor da(s) empresa(s) vencedora(s).

Registre o movimento do processo no protocolo e no aplicativo de controle dos processos licitatórios, se houver.

Ordem de Serviço/Ordem de Compra/Ordem de Contratação - Participam: Setor de licitação; setor interessado e autoridade competente

Emitir só depois que o valor da despesa estiver empenhada em obediência ao art. 60 da Lei 4.320/64.

Caso haja contrato, prepará-lo com as partes (Contratante e o Contratado) na Minuta do Contrato e imprimir 4 vias (Administração; gestor; fiscal e empresa). No mínimo imprimirá 2 vias (Administração e empresa) e tirará cópias da via da administração para o gestor e fiscal.

Registrar últimos dados  (opcional)

Registrar o número da ordem de compra/serviço/contratação; a data da assinatura da empresa contratada; o número do contrato e sua vigência (se existir) no aplicativo ou nos relatórios.

5. Fase final / Arquivamento do Processo

Publicação no Diário Oficial do Extrato da DL (apenas nos casos previstos no art. 26 da lei 8.666/93).

Nos casos previstos no art. 26 da LCC, despachar o processo para o setor de comunicação para dar publicidade no Diário oficial.

Registre o movimento do processo no protocolo e no aplicativo de controle dos processos licitatórios, se houver.

Numeração de todas as páginas do processo.

Certifique-se que todas as páginas estão numeradas.

Arquivamento.

Guarde os processos em caixas separadas por modalidade/número/ano.