Segregação de funções

O Princípio da Segregação de Funções é uma regra de Controle Interno para evitar falhas ou fraudes na entidade porque descentraliza o poder estabelecendo independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si.

Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação.

Um elemento importante em qualquer plano de organização é a independência estrutural das funções de operação, custódia, contabilidade e auditoria interna que requer uma separação de funções de tal forma que os registros existentes, fora de cada departamento, sirvam como controle das atividades, dentro do departamento. Embora separados deverá haver sinergia para que o fluxo seja suave e eficiente. Além da divisão funcional das obrigações, deve ser estabelecida a responsabilidade dentro das seções. Juntamente com a responsabilidade, deve haver uma delegação de autoridade que faça cumprir tais responsabilidades. A responsabilidade e a correspondente delegação de autoridade precisam estar claramente definidas e colocadas no organograma funcional, Plano Organizacional ou manual da estrutura organizacional da empresa, seja lá como for chamar.

Desta feita, nenhum empregado ou seção administrativa deve participar ou controlar todas as fases inerentes à execução e controle da despesa pública, mas deve ser executada por pessoas e setores independentes entre si, inclusive, possibilitando a realização de uma verificação cruzada, conforme o Princípio da Segregação de funções, derivada do Princípio da Moralidade Administrativa, esta ínsito no art. 37, caput, da Constituição Federal e aquela no Capítulo VII, seção VIII, item 3, inciso IV, da IN nº 001/2001* da Secretaria Federal de Controle Interno do Ministério da Fazenda, senão vejamos:

CONSTITUIÇÃO FEDERAL

Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência [...]

 

INSTRUÇÃO NORMATIVA nº 001/2001 Secretaria Federal de Controle Interno do Ministério da Fazenda

CAPÍTULO VII - NORMAS FUNDAMENTAIS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL.

Seção VIII – Normas relativas aos controles internos administrativos.

Princípios de controle interno administrativo, Item 3.

IV. segregação de funções - a estrutura das unidades/entidades deve prever a separação entre as funções de autorização/aprovação de operações, execução, controle e contabilização, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio; (grifos nossos)

*Manual do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, p. 68. Disponível em: <http://www.cgu.gov.br/sobre/legislacao/arquivos/instrucoes-normativas/in01_06abr2001.pdf>.

Falando em licitação, o Tribunal de Contas da União (Acórdão TCU nº 686/2011 – Plenário) determinou a um órgão que não designasse “… para compor comissão de licitação o servidor ocupante de cargo com atuação na fase interna do procedimento licitatório, em atenção ao princípio da segregação de funções;” (grifos nossos).

Leia mais sobre como distribuir as atividades do órgão.

Fonte consultada: Attie, William, Auditoria: Conceitos e aplicações / Attie William - 3.ed. São Paulo: Atlas, 1998. ISBN 85-224-1829-2.

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